품질경영시스템에 필요한 문서는 관리되어야 한다. 기록은 문서의 특별한 형식이며, 4.2.4 의 요구사항에 따라 관리되어야 한다.
다음 사항의 관리에 필요한 사항을 정하기 위한 문서화된 절차가 수립되어야 한다.
a) 문서는 발행 전에 적정함을 승인
b) 필요시 문서의 검토 및 갱신, 그리고 재승인
c) 문서의 변경 및 최신 개정 상태의 식별을 보장
d) 적용되는 문서의 해당본이 사용되는 장소에서 이용 가능함을 보장
e) 문서가 읽기 쉽도록 유지되고, 쉽게 식별됨을 보장
f) 외부 출처 문서의 식별 및 배포가 관리됨을 보장
g) 효력이 상실된 문서의 의도되지 않은 사용을 방지하며, 어떤 목적을 위해 보유할 경우에는 적절한 식별의 적용 |
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<요구사항 해설>
(1) 문서를 관리하기 위한 문서화된 절차가 수립되어야 한다.
문서가 너무 포괄적인 의미를 담고 있어서 관리가 필요한 문서를 먼저 파악하고 누가, 어떻게 관리해야 할 것인지 파악하는 것이 급선무다.
(2) 현재 기업에서 보유하고 있는 사규관리규정이나 문서관리 규정이 있다면 필요한 경우 내용을 보완하여 개정하는 것이지 별도의 절차를 수립할 필요는 없다.
(3) 문서관리는 반복적, 이중적, 낭비적인 문서를 일원화하여 간소화하고 표준화하여 전문화시키는 것이 바람직하다.
♠ 문서관리 문제점
(1) 현재 일부 기업에서 심사시에 활용하는 문서는 대부분 형식적이고 왜 만들었는지 모르고 문서의 필요성을 상실한 체 심사용으로만 운영하는 사례가 있다.
(2) 문서와 기록관리에 대한 이해가 부족하고 문서화에 대한 습관이 안되어 있다.
(3) 문서관리는 관리자나 담당자만이 실행하는 절차로 생각하는 경영진이 대다수이다.
예) 절차에 따라 업무를 실시해야 한다고 관리자, 담당자들에게 강조하면서도 경영진은 절차의 내용이 무엇인지도 모르고 절차에 따라 작성된 경영검토서나 계약검토서를 서명하면서 우리 기업에 맞지 않는 불필요한 것이라고 불평만 하고 있다.
(4) 기업에 종사하면서도 과거 종사하였던 기업의 체제 또는 다른 기업의 우수 사례만 나열하면서 자신이 속하는 기업의 체제는 무시하려는 경향이 많다.
(5) 주먹구구식 관리 체제를 탈피하겠다고 하면서도 문서에 대한 거부감이 매우 강하고 수립된 문서화에 무조건적으로 간소화만을 요구하고 있고 무슨 내용을 왜, 어떻게 간소화해야 하는지에 대책은 없다.
(6) 다이어리는 개인 기록이지 공식적인 문서는 아니기 때문에 다이어리 내용을 해당 관련 양식에 옮겨 적는 습관이 부족 부족하다.
(7) 공식적인 양식은 자기 마음대로 만드는 것이 아닌 문서관리 절차에 따라 승인된 양식만을 사용하여야 하고 개인이 자료로 만드는 것은 공식 문서로 활용하여서는 안된다.
a) 문서는 발행 전에 적정함을 승인
승인받지 않은 문서는 활용되어서는 안된다.
만일 승인자가 외부에 있어 구두로 보고하고 구두로 승인받는 경우 승인란에 일자와 시간을 명시하는 것도 한 방법이다.
승인자가 서명만 해서는 안된다.
반드시 일자, 이름, 서명을 해야 추적이 된다. (필요시 부서, 직위도 포함)
b) 필요시 문서의 검토 및 갱신, 그리고 재승인
변경된 사항에 대하여는 재 승인을 받아라는 것이다.
예)매월 말일에 작성된 익월 생산계획서는 공장장이 승인하고 중순경에 생산계획서를 갱신하는 경우 공장장의 승인을 받아야 바람직 하지만 꼭은 아니라는 이야기이다. 기업에 따라서 결정한다.
c) 문서의 변경 및 최신 개정 상태의 식별을 보장
이것이 제대로 되지않기 때문에 대부분 문서관리가 어려워진다.
개정이력을 왜 절차서 표지에 기록하는가? 쓸데없이 말이다.
왜 페이지별로 죄다 기록하고 있는가? 개정일자, 개정번호 등을 한 곳에서 식별해도 가능하다.
d) 적용되는 문서의 해당본이 사용되는 장소에서 이용 가능함을 보장
e) 문서가 읽기 쉽도록 유지되고, 쉽게 식별됨을 보장
문서에 제목 좀 부여하여 활용하라는 이야기이다. 하루 시공일과에 대한 기록 문서를 작성할 때 "작업일보"라는 제목을 부여하듯이 문서에는 제목을 부여하라는 이야기이다.
f) 외부 출처 문서의 식별 및 배포가 관리됨을 보장
소위 "공문서-심사기록이나 조합 또는 협회에서 나온 책자 포함 "라는 것은 언제, 누가 접수하여 그래서 어떻게 처리했는지 관리하라는 이야기이다. 해당부서에 제대로, 제 시간에 전달되었는지 관리해야 한다.
g) 효력이 상실된 문서의 의도되지 않은 사용을 방지하며, 어떤 목적을 위해 보유할 경우에는 적절한 식별을 적용해야 한다.