개선의 1단계는 문제의 촛점을 명확히 하는 일이다. 1. 회사의 방침과 목표를 기본으로 현상을 조사하고 어디가 문제가 있는가를 판단 하기 위해서는 앞에서 설명 한것과 같이 "바람직한 수준, 기대하는 수준" 이 무엇이지를 먼저 알아야 한다. 일반적으로 이러한 것을 회사에서는 방침 혹은 목표로 삼기 때문에, 현재 이 방침과 목표의 현재 실적으로 부터 문제를 구체화 할 수 있을 것이다.

2. 문제점 체크시트를 활용한다.
문제점을 하나도 빠짐없이 조사 하기 위해서는 체크시트를 활용 하는 것이 좋다.
이 때 일반적인 착안 항목은 다음과 같다.

     1) QCDPSM 측면에서 문제를 조사한다.
         : 품질, 원가, 납기, 생산성, 안정, 사기....
 
     2) 4M에 대해 검토한다.
 
     3) 3무의 관점에서 착안해 본다.
         : 낭비는 없는가.
         : 불균형(산포)는 없는가.
         : 무리(어렵고, 위험하고, 더럽고)한 것은 없는가.

3. 사실을 데이터로 확실하게 파악한다.
사실을 명확하게 하기 위해서는 정량적으로 평가 할 수 있도록 하는 것이 중요하다.
또한 가능한 한 층별의 방법을 이용하여 DATA를 구하는 것이 좋다.
 
     1) 실제 문제의 크기가 비용으로는 얼마인가.
          - 문제의 크기를 객관적으로 평가하고 경영자의 관심을 유도 하기 위해서는 문제를 돈의 크기로 나타 내는 것이 아주 중요

            하다.

     2) 통계적 기법을 활용한다.
          - DATA를 모아서 히스토그램을 그려본다.
          - 히스토그램을 통해 문제가 산포가 큰것인지, 중심의 이탈인지를 알 수 있다.
          - 또한 DATA의 움직임을 시계열로 나타 냄으로서 문제를 구체화 할 수도 있다
 

4. 앞,뒤공정도 살핀다.
후공정은 고객이라는 사고를 토대로 문제의 원인이 앞공정인 경우가 많기 때문이다. 

5.중점지향의 문제 해결지 중요하다.
기업경영의 자원에는 한계가 있다. 먼저 해결해야 할 중요한 문제가 무엇인가를 정해서 집중적으로 도전하는 것이 중요하다.
 
     1) 파레토 그램을 이용한다.
 
         - 일반적으로 중요한 2~3개의 항목이 전체의 70~80%를 차지 한다고 한다.(파레토 법칙)
         - 일반적으로 전체 항목은 10개 정도가 좋다.
         - 제일 점유율이 높은 것부터 왼쪽에서 차례로 작성한다.
 
     2) 파레토 그램도 층별해서 2차, 3차 파레토를 그려보면 핵심의 문제를 알 수 있게 된다.
 
5.개선체마의 선정은 종합적 관점에서 결정한다.
 
     1) 평가 항목
          - 회사의 방칩과 일치 하는가
          - 중요한 문제인가
          - 긴급성은 어느 정도인가
          - 기대 효과는 어느 정도인가
          - 필요한 예상비용은 어느 정도인가
 
     2) 분임조의 경우 다음도 포함한다
          - 해결의 난이도는 어느 정도인가
          - 해결에 필요한 기간은 어느 정도인가

위의 관점에서 3점, 5점법으로 매트릭스 표를 이용하여 평가하면 좋다.